Strona główna » Sawo » Encyklopedia SAWO » Odpowiedzi na często zadawane pytania

Odpowiedzi na często zadawane pytania

Co to są dokumenty niearchiwalne?
Dokumenty niearchiwalne to takie, których obowiązkowy czas przechowywania w archiwum przeminął. Jeżeli obowiązek archiwizacji danego dokumentu nie wynika z przepisów prawa, zaś zawarte w nim informacje są już niepotrzebne bądź nieaktualne, można przyjąć, że dany dokument jest niearchiwalny.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty niearchiwalne?
Dokumenty niearchiwalne zawierają nierzadko dane osobowe, lub inne informacje, które w sytuacji kiedy dostaną się w ręce osób nieuprawnionych mogą narazić właściciela dokumentów na konsekwencje prawne. Wyrzucenie dokumentów niearchiwalnych na śmietnik nie rozwiązuje problemu, należy je fizycznie zniszczyć w taki sposób aby informacji w nich zawartych nie dalo się ponownie odczytać. Można wymienić przynajmniej cztery aspekty dla których dokumenty nierchiwalne należy zniszczyć.
- Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
- Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
- Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
- Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.
Czy istnieją przepisy prawa regulujące niszczenie dokumentacji niearchiwalnej?
Tak, polskie prawo określa rodzaje dokumentów, warunki i procedury ich niszczenia:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;
- Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach;
- Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej;
- Ustawa z dnia 11 maja 2001 r. o opakowaniach i odpadach opakowaniowych;
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11.09.2001 r. w sprawie stawek opłat produktowych;
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2001 r. w sprawie rocznych poziomów odzysku i recyklingu odpadow opakowaniowych i poużytkowych;
- Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 27 września 2001 r. w sprawie katalogu odpadów.
Czy zlecenie niszczenia dokumentacji niearchiwalnej profesjonalnej firmie jest bardziej opłacalne niż niszczenie jej we własnym zakresie?
Zdecydowanie TAK, aczkolwiek najistotniejszym czynnikiem decydującym o opłacalności zlecenia tego procesu na zewnątrz firmy jest skala zjawiska.

Niszczenie dokumentów to nie tylko sam akt fizycznego darcia kartki papieru, ale całe otoczenie tej czynności. Dokumenty należy zniszczyć:
- w odpowiedni sposób uniemożliwiający odczytanie z nich informacji,
- w odpowiednim miejscu umożliwiającym kontrolę procesu niszczenia,
- przez osoby zaufane, świadome odpowiedzialności związanej z wykonywana czynnością.

Można wyróżnić trzy skale zjawiska.

0-10 kg / miesięcznie

Jeżeli mamy do czynienia z kilkoma kartkami papieru miesięcznie, to z pewnością można pociąć kartki nożyczkami lub bardzo prymitywnym urządzeniem niszczącym. W każdym przypadku będzie to albo inwestycja w czas pracy (nożyczki) albo wydatek kilkuset złotych przeznaczonych na zakup niszczarki. Wydatki jakie należy uwzględnić to:
1. Koszty zakupu i serwisowania prostej niszczarki biurkowej (ok. 500 złotych)
2. Koszty czasu pracy osoby, która wykonuje czynność ciecia kartek lub nadzorująca pracę urządzenia biurowego.
10-100 kg / miesięcznie

Przy ilości dokumentów przekraczających kilka ryz w miesiącu niezbędny staje się zakup solidnego, urządzenia niszczącego o zwiększonej wydajności. W tym przedziale należy w uwzględnić nastepujące czynniki:
1. Koszty zakupu i serwisowania profesjonalnej niszczarki biurowej (ok. 2 500 zł).
2. Koszty amortyzacji środka trwałego.
3. Koszty czasu pracy osoby, nadzorującej pracę urządzenia biurowego.
4. Koszty niewymierne związane z zaufaniem do pracownika. "Czy aby z pewnością zniszczy on dokumenty, czy nie wyrzuci ich na śmietnik?"
100 kg i więcej

Gdy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia pojawi się więcej niż 100 kg miesięcznie dochodzą dodatkowe czynniki generujące koszty.
1. Koszty zakupu i serwisowania przemysłowej niszczarki korporacyjnej (ok. 25 000 zł).
2. Koszty amortyzacji środka trwałego.
3. Koszty przyuczenia i ZATRUDNIENIA osób obsługujących niszczarkę.
4. Koszty adaptacji pomieszczenia, w którym odbedzie się proces niszczenia i wyposażenia je w systemy bezpieczeństwa, monitoringu i wentylacji.
5. Koszty związane z logistyką dokumentów do pomieszczenia niszczarni.
6. Koszty niewymierne związane z zaufaniem do pracownika. "Czy aby z pewnością zniszczy on dokumenty, czy nie wyrzuci ich na śmietnik?"
7. Koszty związane z logistyką wygenerowanych odpadów.
Biorąc pod uwagę powyższe wymagania, korzystniej jest zlecić niszczenie dokumentów wyspecjalizowanej firmie, która sama zadba o odbiór dokumentacji od klienta, bezpieczny transport do miejsca zniszczenia, przeprowadzi zniszczenie wg odpowiednich procedur i klas tajności oraz przetransportuje powstałe ścinki do papierni.
Jaka jest różnica między "certyfikatem zniszczenia" a "protokołem zniszczenia"?
Z praktycznego punktu widzenia, zarówno pierwszy termin jak i drugi oznaczaja to samo i odnosi się do dokumentu poświadczającego fakt zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Z formalnego punktu widzenia, używanie określenia „certyfikat zniszczenia" jest niepoprawne, bowiem nie ma w Polsce instytucji certyfikującej. Mając na uwadze pozostawanie w zgodzie z obowiązującym na terenie RP prawem, właściwą nazwą dla dokumentu potwierdzającego zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest „protokół zniszczenia", dlatego w SAWO tylko takie dokumenty wystawiamy naszym klientom.
Co to jest norma DIN 32757 i co oznaczają klasy tajności?
Norma DIN 32757 określa warunki w jakich dokonuje się procesu niszczenia informacji oraz wymogi stawiane przed urządzeniami niszczącymi. Norma ta określa również maksymalne wymiary i powierzchnię ścinek powstających przy niszczeniu papieru zależnie od ważności niszczonych dokumentów (poufności informacji). Poniższe rysunki obrazują różnice między poszczególnymi klasami tajności.

I klasa tajności - materiały ogólne, korespondencja
- długość nielimitowana
- powierzchnia ogółem =< 2000 mm²
II klasa tajności - korespondencja wewnętrzna
- długość nielimitowana
- powierzchnia ogółem =< 800 mm²
III klasa tajności - materialy poufne
- długość =< 80 mm
- szerokość paska =< 4 mm
- powierzchnia ogółem =< 320 mm²
IV klasa tajności - materiały tajne
- długość =< 15 mm
- szerokość paska =< 2 mm
- powierzchnia ogółem =< 30 mm²
V klasa tajności - materialy ściśle tajne i najwyższego utajnienia
- długość =< 13 mm
- powierzchnia ogółem =< 10 mm²
Co się dzieje z papierowymi ścinkami po zniszczeniu dokumentów?
Ścinki powstałe w procesie niszczenia dokumentów niearchiwalnych są prasowane i belowane razem ze zwykłą makulaturą, a następnie przewożone do papierni, gdzie pod nadzorem pracowników umieszczane są w młynie wodnym i ostatecznie rozpuszczone. W kolejnych etapach pozyskany surowiec jest wykorzystywany do produkcji papieru. Powstały w ten sposób papier może być powtórnie przetwarzany wielokrotnie, przyczyniając się wydatnie do ochrony naszego środowiska naturalnego.
Co to jest degaussing?
Degaussing to proces niemechanicznego usuwania informacji z magnetycznych nośników danych. Proces polega na wystawieniu nośnika na działanie bardzo silnego pola magnetycznego, w wyniku którego struktura domen magnetycznych nośnika staje się całkowicie nieuporządkowana. Tłumacząc obrazowo: Wyobraźmy sobie rzeźbę lodową w dowolnym kształcie. Nasza rzeźba przedstawia pewną "zamrożoną" informację zależną od jej kształtu. Kiedy teraz, wystawimy rzeźbę na działanie słońca, aż do momentu w którym się całkowicie roztopi a następnie znów ją ochłodzimy, uzyskamy w efekcie bryłę lodu z której nijak nie da się odczytać czym była przed podgrzaniem. Podobnie działa degausser, magnetycznie "podgrzewając" dysk twardy powoduje, że nie da się z niego później odczytać żadnej informacji.